Der beste Service für Drucksachen

Obwohl in vielen Unternehmen versucht wird, durch eine „Think before you Print“-Mentalität, unnötiges Drucken zu vermeiden, sind viele Mitarbeiter noch sehr locker im Umgang mit Ausdrucken. Meist wird jeder Vorgang, der weiterverarbeitet werden soll, ausgedruckt oder auch Präsentationen und Vorlagen werden immer wieder in verschiedensten Fassungen ausgedruckt, um nochmal bearbeitet werden zu können. Nicht nur, dass so unnötig viel Papier verbraucht wird, entstehen vielen Unternehmen jährlich auch horrende Unkosten hierfür. Dazu kommen Kosten für Wartung und technischen Support. Um diese Kosten zu reduzieren, gibt es einen neuen Ansatz, um das Drucken in Unternehmen besser zu koordinieren.

Managed Print Services

Im sogenannten Managed Print Services sind alle Drucker im Unternehmen Netzwerkdrucker. So kann jeder Angestellte auf jeden Drucker zugreifen und mittels Auftrag dort drucken. Zumeist stehen diese Drucker dann an bestimmten Knotenpunkten, um von allen gut erreichbar zu sein. Aber auch die Fehlermeldungen und die Anzeige von Verbrauchsmaterial laufen in einer Zentrale zusammen.

Im Schnitt geben Betriebe in Deutschland zwischen drei und sechs Prozent ihres Umsatzes jährlich für Druckkosten aus – das ist enorm. Die reinen Hardwarekosten, etwa für einen neuen Drucker, betragen dabei unter ein Fünftel der Summe – die meisten Kosten werden durch Verbrauchsmaterial und Wartung, Instanthaltung und Serviceleistungen verursacht. Und hier greift auch der neue Ansatz von Managed Print Services. Zunächst wird dabei der aktuelle Ist-Zustand analysiert und versteckte Kosten transparent gemacht. Darauf aufbauend wird dann ein optimierter Druckprozess entwickelt. So wird ein Soll-Zustand definiert und anhand dessen wird eine neue Infrastruktur geschaffen.

Ziel: Kosten senken!

Ziel ist es, Kosten um bis zu 30 Prozent zu reduzieren. Unter anderem ist das möglich durch den Einsatz von neuer Software für ein effizienteres Dokumentenmanagement. Dabei geht es um Prozesse der elektronischen Archivierung oder gar der kompletten Geschäftsprozessautomatisierung. Diesen Service übernehmen externe Dienstleister, die sich auf solche Prozesse spezialisiert haben.

So können die indirekten Kosten verringert werden. Jedoch sollte auch jedes Unternehmen nach wie vor daran arbeiten, direkte Kosten besser zu regulieren – also den Mitarbeitern Ihren Verbrauch an Papier und Toner bewusst machen. Dazu könnten zum Beispiel eine Unternehmensweite Aktion dienen, bei der anhand von gefällten Bäumen visualisiert wird, wie viel Papier jeden Monat im Unternehmen bedruckt wird.

Bild: panthermedia.net robbiverte